Oignies est une ville située dans le bassin minier du Nord-Pas-de-Calais. La ville, se trouve à moins de 10 km de Lens, et compte une population de 10 200 habitants.
Le service technique de la ville de Oignies utilise 3P depuis 2022 pour centraliser et gérer toutes leurs demandes d’intervention. Le service des marchés publics était déjà équipé de la solution 3P marchés publics aussi le déploiement de la solution 3P GMAO dédiée aux services techniques, s’est fait sans encombre car leur base de données était déjà paramétrée et la DSI avait confiance en nos outils.
Témoignage de Mme Peggy BEYLS, collaboratrice des services techniques
Avant la mise en place de 3P comment faisiez-vous pour gérer vos interventions ?
Nous n’avions pas de logiciel. Les demandes d’interventions étaient reçues via plusieurs canaux (appels, mails, présentiels…) sans véritable centralisation. Nous retranscrivions ensuite l’intervention sur un formulaire papier, que nous donnions à l’agent technique en charge de l’intervention.
Et qu’elles étaient vos problématiques ?
Il n’y avait pas de retranscription informatique. Nous faisions tout sur un suivi cahier et sur papier. Il devenait difficile de suivre chaque intervention de cette façon-là. Souvent nous avions le retour d’un technicien nous indiquant que la tâche avait été exécuté, alors que le demandeur nous rappelait pour nous signifier que personne n’était intervenu… Qui a raison et qui a tort ? Nous n’avions pas l’information et nous perdions du temps. Nous avions besoin d’un outil pour centraliser et améliorer notre suivi.
Pouvez-vous nous décrire le déroulé classique d’une intervention depuis la mise en place du logiciel ?
En attendant le déploiement du formulaire en ligne sur lequel les demandes pourront être saisies directement par les demandeurs (administrés ou agents administratifs), les demandes sont saisies dans le logiciel dès la réception d’un mail ou d’un appel téléphonique. Une fois transcrite dans le logiciel, la demande suit un process chronologique fluide et sans ressaisie. Le paramétrage du formulaire est automatisé et je gagne beaucoup de temps. Je peux ensuite programmer l’agenda des agents et attribuer l’intervention en fonction de la vision que j’ai et de la disponibilité du personnel selon le service que j’ai paramétré et que je peux suivre en temps réel.
Comment se fait le compte rendu d’intervention des agents ?
Tous nos agents sont équipés de tablettes sur lesquelles nous avons installé 3P pour qu’ils aient accès à leurs agendas du jour ou de la semaine. Ils savent où et quand ils doivent intervenir et quel matériel sera nécessaire. Ils peuvent directement retranscrire leur compte rendu sur le portail 3P sur leur tablette et envoyer une photo de leur réalisation. Toutes les informations sont automatiquement envoyées vers l’application. Je n’ai plus qu’à valider ou reprogrammer la tache si besoin.
Quels sont les bénéfices actuels de l’utilisation de 3P ?
Il est devenu inutile de retranscrire dans un tableau Excel, il n’y a plus de dispersions d’information. Le logiciel permet l’automatisation du suivi des interventions et la possibilité d’éditer rapidement des rapports pour la Direction ou les Elus. En 2 clics, je peux éditer le tableau de toutes les interventions exécutées sur un mois précis et dans un lieu précis. Je peux aussi sortir rapidement le temps passé sur une intervention et chiffrer le cout total des interventions. Aussi le logiciel est plutôt intuitif et logique pour suivre le cheminement d’une intervention de sa demande à son exécution.
Le vrai plus de 3P, c’est la réactivité du support ! Dès que le service a une question, un interlocuteur dédié nous apporte rapidement la solution.
La vision de l’experte 3P :
Ce projet est le meilleur exemple d’une dématérialisation complète d’un processus.
L’équipement des agents en charge des interventions a été une nouvelle étape dans ce projet. Une étape ultime sur la saisie du service technique pourra permettre une digitalisation à 100% évitant toute ressaisie.
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