Nous nous sommes rencontrés il y’a quelques années, vous vous souvenez du contexte lorsque vous avez pris 3P en 2020 ?

Dans les années 2010, nous utilisions des logiciels concurrents mais il s’avérait que pour les services techniques c’était trop spécifique et sous-exploité au regard du prix des différents modules. A contrario pour les marchés publics ça n’était pas assez complet. 3P cochait toutes les cases, on venait d’arrêter le logiciel GMAO et on recherchait justement un outil pour nous aider à piloter et structurer notre service.

Quelles fonctionnalités du logiciel mettriez vous en avant pour un service technique qui réfléchirait à s’équiper de notre logiciel ?

En premier lieu, le suivi des interventions ! On arrive à environ 900 ordres de travail suivis dans 3P, (NDLR : 2023).

Nos collègues ont bien pris le réflexe de saisir les demandes d’interventions dans 3P car c’est très accessible même pour des personnes peu à l’aise avec l’informatique. Dans nos différents services, on compte 20 personnes qui peuvent enregistrer ces demandes sur le portail web 3P. L’avantage pour eux c’est ensuite la traçabilité et le suivi qu’ils y retrouvent.

En bonus, depuis qu’on utilise 3P, la vision des collègues sur le service technique a bien changé ! La communication s’est nettement améliorée, tout est tracé et transparent. Au niveau de la Direction, on a la satisfaction de poursuivre la professionnalisation des services techniques et d’avoir l’adhésion de tous les collègues.

Comment procédez vous pour le traitement des demandes d’interventions en interne ?

A réception des demandes, un gestionnaire au service technique valide et répartit les interventions entre les chefs d’équipes. Chaque semaine, elle leur communique les missions et imprime les bons de travaux qui sont planifiés. Ensuite, les chefs d’équipes réalisent les missions avec leurs agents ou des prestataires externes. Enfin, une fois la tâche terminée, le gestionnaire note dans 3P le travail effectué avec les éventuelles dépenses. Le processus est bien rôdé et permet d’assurer une parfaite traçabilité des interventions réalisées sur chaque site. Au fur et à mesure, le gestionnaire envoie des mails automatiques aux demandeurs depuis 3P, pour les tenir informés du traitement de leurs demandes.

Grâce à 3P il est très simple d’éditer ensuite des rapports sur les interventions et les coûts pour chaque bâtiment.

Vous avez listé tous vos bâtiments dans 3P ?

Oui, lors de la mise en service nous avions importé la liste de tous nos bâtiments très simplement. Comme c’était bien pratique, nous avons ensuite ajouté toutes les voiries d’intérêt communautaire, les espaces verts et les sentiers de randonnée dont nous sommes responsables. Nous avons également commencé à intégrer les équipements, le matériel et les compteurs de certains bâtiments. Avec notre Chargée d’opérations Patrimoine, l’intention est désormais d’intégrer tous les documents relatifs à chacun de nos sites : les plans, les devis, les attestations de maintenance et de contrôle, etc.

J’ai vu que vous gériez aussi le prêt de matériel dans 3P désormais ?

En effet, nous avons commencé depuis quelques temps. Un des avantages avec 3P c’est que tout est lié. Parmi notre stock et nos équipements, nous avons référencé le matériel empruntable. Dès lors que nous avons une demande de prêt de matériel, nous pouvons voir si l’article est en stock et disponible aux dates souhaitées, puis nous planifions directement la livraison comme n’importe quelle autre intervention. C’est simple et efficace.

En résumé, on est ravi d’avoir choisi 3P pour la gestion de notre service technique et on ambitionne de continuer à approfondir notre utilisation. Dans la pratique, le logiciel se montre parfaitement adapté à nos besoins, simple et suffisamment complet.