Quelle utilisation faites-vous du logiciel 3P ?

C’est notre outil du quotidien. Nous utilisons 3P pour la gestion de nos marchés publics et pour la gestion du service technique. Le logiciel est très complet et couvre nos missions principales. On utilise principalement le volet GMAO au sein de l’équipe Patrimoine pour suivre les interventions sur nos bâtiments et gérer notre inventaire de matériel.

Comment le service Patrimoine utilise le module Ordre de Travail 3P pour le suivi des interventions ?

C’est une petite équipe de 5 agents sous la responsabilité d’un chef de service.

D’abord nous avons désigné des agents référents au sein de la collectivité qui sont dotés d’un accès au portail 3P pour effectuer les demandes d’interventions. Lorsqu’ils sont sollicités par un collègue, ils saisissent la demande directement sur le portail pour qu’elle soit enregistrée, tracée et transmise au chef du service patrimoine.

A réception la demande est prise en compte, planifiée par le chef de service et transmise aux agents de terrain. Les agents reçoivent alors une notification  de l’ordre de travail directement sur leur smartphone. Une fois le travail réalisé, ils l’indiquent sur le portail 3P depuis leur smartphone. Ils peuvent mettre des remarques, le temps passé ou encore joindre une photo.

Pour finir, le chef de service n’a ensuite qu’à réimporter le travail effectué sur le logiciel 3P et archiver l’intervention. Tout est tracé, conservé et on peut facilement rendre compte du travail effectué par le service.  C’est simple et efficace.

Vous avez également évoqué la gestion des stocks et des équipements ?

Oui, nous nous sommes lancés sur la gestion de stock début 2025. C’est parti d’un constat simple : on a du matériel partout et on veut savoir concrètement ce qu’on a.

Nous avons missionné un agent pour inventorier tous les matériels qu’on trouve dans nos bâtiments ou qui équipent nos agents : mobilier de bureaux, équipements informatiques, téléphones, outillages… Il a tout étiqueté et rentré sur 3P. Nous avons environ 2000 éléments référencés et nous savons désormais dire les types d’équipements, les marques, les modèles, les numéros de séries de tout ce qui équipe nos bâtiments et nos agents.

Cela va nous permettre, d’une part, de suivre les déplacements et changements d’affectation de matériel, et d’autre part, de rationnaliser les dépenses et l’amortissement comptable du matériel.

A terme on envisage de se pencher aussi sur le module de prêt dans 3P. C’est la suite logique une fois qu’on a bien inventorié notre stock.

Un mot pour conclure ?

En résumé, si on pouvait, on utiliserait à fond toutes les fonctionnalités de 3P. Si nous avions les moyens humains nécessaires cela ne nous dérangerait pas de passer des journées entières sur le logiciel pour approfondir encore notre gestion. C’est un outil vraiment très complet et agréable.

Je terminerais en soulignant que le service apporté par les consultants est d’une qualité rare, ce sont des personnes investies pour leur produit et leurs clients.