Introduction du service des prêts de matériel évènementiel :

Au cœur de l’entrepôt de Loison-sous-Lens, plus de 2 000 articles événementiels sont soigneusement stockés : chaises, barrières, estrades etc…. Notre mission est de mettre ce matériel à disposition des 36 communes membres de l’agglomération, pour soutenir divers événements communautaires tels que les fêtes des écoles, les fêtes de villages, ou encore les soirées d’associations. Avec plus de 350 prêts effectués chaque année, notre service joue un rôle clé dans la réussite de ces manifestations locales.

 Avant la mise en place de notre logiciel, comment étaient gérés les prêts de matériel événementiel ?

Avant 3P, nous avions déjà un logiciel. C’était un système très rudimentaire, presque archaïque, avec une interface qui se résumait à un simple écran noir affichant des données et des chiffres. Ce logiciel nous permettait de contrôler le stock et de gérer les entrées et sorties, mais ses fonctionnalités s’arrêtaient là. Nous pouvions générer un bon de sortie pour le matériel, mais il n’y avait pas de véritable bon d’emprunt, ni de signature de document, ni de possibilité d’envoyer des mails directement depuis le système. Tout cela rendait le processus long et fastidieux, avec beaucoup de redondance.

Dites-nous maintenant comment cela se passe depuis la mise en place du logiciel 3P ?

Avec 3P, les choses ont considérablement évolué, et dans le bon sens. Déjà, l’ergonomie du logiciel est bien meilleure : c’est plus lisible, plus intuitif, et donc plus agréable à utiliser. La gestion du stock est désormais mieux référencée, ce qui facilite grandement le suivi des entrées et sorties de matériel. Mais le plus grand changement vient des documents que le logiciel peut générer : autorisations/validations de prêt, bons d’emprunt, bons de retour, etc. Tout cela est bien plus moderne et adapté à nos besoins actuels.

Concrètement, voici comment ça se passe aujourd’hui : nous recevons les demandes par mail, puis nous vérifions la disponibilité du matériel dans 3P. Ensuite, nous créons le prêt avec les articles demandés, et 3P génère automatiquement la lettre d’autorisation avec le bon d’emprunt et la demande de signature. C’est un processus bien plus efficace qu’auparavant.

Quels sont aujourd’hui les vrais bénéfices que vous dégagez en utilisant 3P ?

L’utilisation de 3P a apporté plusieurs bénéfices notables à notre service :

• Moins de manipulation : Le processus est devenu beaucoup plus simple et fluide, avec moins d’étapes manuelles.
• Economie en papier et impact écologique : Le passage au numérique réduit considérablement notre consommation de papier, ce qui est non seulement plus écologique mais aussi plus économique.
• Gain de temps = Satisfaction des communes membres : Les délais de traitement des demandes ont été réduits. Là où il nous fallait autrefois 8 jours pour traiter une demande, nous pouvons maintenant le faire en une heure. Cette rapidité a grandement amélioré la satisfaction des communes qui sollicitent des prêts.
• Réception rapide du récépissé : Nous recevons maintenant le récépissé de réception des demandes quasiment instantanément.
• Meilleur suivi des stocks : Le suivi de notre matériel est bien plus précis, il est aussi plus simple de suivre les prêts non retournés ou les articles endommagés par exemple.

Ces avantages ont transformé notre manière de travailler, rendant le service plus efficace et réactif.